Wyjaśnienia do treści SIWZ Certyfikacja ISO w 10 urzędach jednostek samorządu terytorialnego ZP 3/13

Jeden z wykonawców zadał pytanie w odniesieniu do możliwości zmiany wzoru umowy oraz uwagi do samej umowy załączonego do treści SIWZ

Uwaga wykonawcy:

§1:

pkt.1 wymaga uzupełnienia nazwy normy według której odbędzie się certyfikacja? Dodatkowo:

• brak postanowień dotyczących terminów rozpoczęcia poszczególnych audytów;
• brak okresu na jaki certyfikat ma być wystawiony;
• brak postanowień odnośnie auditów nadzoru ;
• brak zapisów odnośnie możliwości zawieszenia, odebrania certyfikatu.

Odpowiedź:

zgodnie z par. 1 ust. 4 wzoru umowy 4 szczegółowy opis przedmiotu umowy określa załącznik do umowy (załącznik odpowiadający treścią załącznikowi nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia), w którym określono wg. jakiej normy ma się odbyć certyfikacja. W par. 1 ust. 1 nie możemy zrobić takiego dookreślania ponieważ przedmiot zamówienia poza certyfikacją wg. normy ISO 9001:2008 obejmuje również inne zadania (dodatkowy audit wstępny oraz usługę szkoleniową).

Odnośnie uwag:

• brak postanowień dotyczących terminów rozpoczęcia poszczególnych audytów - w załączniku do umowy zaznaczono, że terminy realizacji będzie ustalany w trakcie trwania umowy. Zgodnie z art. 456 kodeksu cywilnego przy ustalaniu terminów realizacji zadań częściowych zamawiający jest zobowiązany uwzględnić możliwości wykonawcy oraz sposób spełnienia świadczenia.  Na dzień ogłaszania przetargu nie było możliwe ustalenie terminów początkowych rozpoczęcia poszczególnych audytów.
• brak okresu na jaki certyfikat ma być wystawiony – jest to okres jest 3-letni zgodnie z normą
• brak postanowień odnośnie auditów nadzoru – kwestię tę reguluje załącznik do umowy pkt  VII. „Audity kontrolne, recertyfikacja, ochrona interesów jednostek samorządu terytorialnego biorących udział w projekcie.”
• brak zapisów odnośnie możliwości zawieszenia, odebrania certyfikatu. – to będą regulowały umowy zawierane z poszczególnymi jednostkami samorządu terytorialnego na podstawie pkt VII „Audity kontrolne, recertyfikacja, ochrona interesów jednostek samorządu terytorialnego biorących udział w projekcie.”

Uwaga wykonawcy

§3:

pkt.2 - zapis jest niesymetryczny – jeśli podwyżka VAT nie wpływa na wysokość wynagrodzenia to także obniżka nie powinna być podstawą jego zmiany.

Odpowiedź:

Prawdopodobieństwo podwyżki podatku VAT w okresie obowiązywania umowy, uwzględniając brak prac legislacyjnych w tym zakresie jest równe zeru, natomiast obniżenie podatku VAT do 22% na pewno nastąpi w 2014 r., w przypadku realizacji zadania po terminie przez Wykonawcę (co teoretycznie może się zdarzyć) Zamawiający nie widzi podstaw do zapłaty Wykonawcy wyższego wynagrodzenia netto niż wynikało to będzie ze złożonej oferty.

Uwaga wykonawcy

§6:

pkt.1 – proponujemy zmienić wysokość kary umownej z 35% na 5%;

pkt 2 – jednostką odpowiedzialną za kontrolę poprawności przebiegu certyfikacji zgodnego z akredytacją jest Polskie Centrum Akredytacji. W związku z tym jakie dodatkowe mechanizmy kontroli przewiduje Zamawiający i czy nie wchodzą one w zakres kompetencji PCA?

pkt.3 – co następuje w przypadku niedotrzymania końcowego terminu wykonania zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;

pkt.4 – proponujemy wykreślenie całego punktu z treści umowy;

pkt.5 – proponujemy zmienić wysokość kary umownej z 50% na 5%;

pkt.6 – proponujemy wykreślenie całego punktu z treści umowy.

Odpowiedź:

Kary umowne Zamawiający traktuje jako istotne postanowienia umowy, które nie będę podlegać negocjacji (zgodnie z postanowieniami SIWZ Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie jej istotnych postanowień, wyłącznie w przypadkach, gdy zmiana umowy będzie wynikała ze zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub zmiana umowy będzie konieczna z  powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków gdy spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie mogły przewidzieć przy zawarciu umowy). Zamawiający dopuszcza natomiast na etapie zawierania umowy ewentualne doszczegółowienie zapisów umowy, jeżeli ich treść mogłaby  budzić uzasadnione wątpliwości – tj. wprowadzenie zmian w zakresie nieistotnych postanowień umowy.

Zamawiający nie ukrywa, czemu wyraz dał w par. 6 ust. 13 umowy, że kary umowne mają charakter prewencyjny, w związku z realizacją projektu, którego termin realizacji upływa 31 grudnia 2013 r. Niezrealizowanie projektu w terminie, lub niezrealizowania zadań w przewidzianym w projekcie harmonogramie naraża Zamawiającego na konsekwencje ze strony Instytucji Pośredniczącej łącznie z uznaniem wydatków za niekwalifikowalne (tj. niepodlegające refundacji).  Poza certyfikacją ISO w projekcie realizowanych jest szereg innych zadań m.in. promujące  efekty projektu, stąd Zamawiający chcąc zabezpieczyć swój interes kieruje niniejsze zapytanie do podmiotów, które posiadają odpowiednie zaplecze organizacyjne, kadrowe oraz poświadczenie, że oferowane usługi spełniają odpowiednie wymogi jakościowe (stąd wymóg posiadania akredytacji PCA na etapie składania oferty oraz jej utrzymania na etapie realizacji umowy pod rygorem zapłaty kary umownej).  Ponieważ mamy do czynienia z zamówieniem publicznym Zamawiający przykłada szczególną wagę do tego by jego przedmiot był realizowany zgodnie z wymogami określonymi w umowie. Odnosząc się bardziej szczegółowo.

ust.1- tak jak była mowa wcześniej, kara ma zabezpieczyć zamawiającego przed wykonawcami, którzy nie będą w stanie terminowo lub należycie realizować postanowień umowy.

Ust. 2 – nie można się zgodzić z twierdzeniem wykonawcy, czym innym jest odpowiedzialność wobec PCA (grożąca ewentualnie utratą akredytacji) a czym innym niedotrzymanie postanowień umowy. Przykład: formalnie audit (faza 1 i faza 2) trwa 4 dni – zamawiający zastrzega w załączniku do umowy, że ma on trwać 8 godzin i odbywać się w urzędzie. Kara umowna ma zapobiegać ewentualnym działaniom jednostki certyfikującej do zaliczenia na poczet trwania auditu np. czynności przygotowawczych w wyniku czego  audit na miejscu trwałby w rzeczywistości 2,5 dnia.  Zabezpieczeniem interesu Zamawiającego jest możliwość wykonywania kontroli na miejscu oraz wymóg udokumentowania przez wykonawcę realizacji poszczególnych zadań (zgodnie z załącznikiem do umowy).

Ust..3 W takich przypadkach zamawiający nie będzie potrącał/żądał zapłaty kar umownych. Umowa ma charakter wzajemny. Zatem wiąże ona nie tylko wykonawcę ale i zamawiającego. Zgodnie z kodeksem cywilnym  jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej (tym zobowiązaniem w przypadku Zamawiającego  jest umożliwienie przeprowadzenia auditu w jednostkach), druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, iż w razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. Może również bądź bez wyznaczenia terminu dodatkowego, bądź też po jego bezskutecznym upływie żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki. Ponieważ Państwu na podstawie przepisów kodeksu cywilnego przysługuje odpowiedzialność odszkodowawcza. W przypadku odstąpienia od umowy przez wykonawcę w omawianym przypadku, nie będzie to odstąpienie z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Ust..4 –Zapis w umowie ma zapobiegać sytuacjom, w których wykonawca zaoferuje bardzo niskie wynagrodzenie za audit certyfikacyjny po czym w umowach z jednostkami samorządu terytorialnego w sprawie sfinansowania audytów kontrolnych zaoferuje ceny znacznie przekraczające cenę jednostkową w niniejszym postępowaniu.

Ust .5 –Wymóg posiadania akredytacji jest wymogiem uczestniczenia w Zamówieniu. Zamawiający przywiązuje dużą wagę do potwierdzenia, w okresie trwania umowy, że jednostka posiada akredytację PCA. Jest to zabezpieczenie przed udziałem w postępowaniu jednostek, których działanie jest sprzeczne z wymogami PCA.

Ust.6 – kary umowne mogą być naliczaniu za uchybienia różnego rodzaju.