Odpowiedź na pytania do treści SIWZ zamówienie ZP 3/13 „Certyfikacja ISO w 10 urzędach jednostek samorządu terytorialnego”
1. Pytanie: prosimy o wskazanie wszystkich adresów Urzędów wchodzących w skład wnioskowanej certyfikacji, wraz z poziomem zatrudnienia dla każdej lokalizacji.
Odpowiedź: Lokalizację urzędów wraz z liczbą osób zatrudnionych zostały wskazane w załączniku nr 1 do SIWZ. Na dzień ogłoszenia przetargu jak i na dzień udzielenia niniejszej odpowiedzi Zamawiający nie posiada wiedzy na temat osób zatrudnionych w poszczególnych lokalizacjach Starostwa Powiatowego w Łańcucie.
2. Czy punkt 7.3 normy podlega wyłączeniu?
Odpowiedź: Punkt 7.3 normy jest wyłączony we wszystkich urzędach poza Urzędem Gminy Wodzisław i Urzędem Gminy Nowa Słupia gdzie jest realizowane jako proces zewnętrzny.
3. Odnośnie ogłoszenia o zamówieniu sekcja II.1.4) – prosimy o zmianę treści zamówienia oraz wszystkich obowiązujących wraz z nią załączników w kwestii wyłączenia z zakresu przedmiotu zamówienia szkolenia dla pracowników urzędów. Jako akredytowana jednostka certyfikująca zgodnie z normą 17021 nie możemy prowadzić usług szkoleniowych, gdyż może to budzić wątpliwości zachowania bezstronności bądź zostać odebrane jako konsultacja. Norma 17021 obowiązuje dla wszystkich akredytowanych jednostek.
Odpowiedź: Nie możemy dokonać zmiany zamówienia. Szkolenie prowadzone przez jednostkę certyfikacyjną jest częścią zatwierdzonego projektu i nie może zostać wyłączone. Celem szkolenia jest zaznajomienie zespołu projakościowego urzędu (pełnomocnik i audytorzy) ze specyfiką jednostki certyfikacyjnej i jej szczególnymi preferencjami jeśli takowe istnieją. Ma też za zadanie podnieść rangę audytu certyfikacyjnego oraz przygotować i zmotywować zespół projakościowy przed audytem. Nie jest to więc szkolenie komercyjne zamknięte lecz prezentacja jednostki, jej historii, doświadczenia, oraz przebiegu audytu. Jest też okazją do zapoznania audytorów z pracownikami JST przed rozpoczęciem trzyletniej współpracy przy doskonaleniu systemu zarządzania jakością. Nie istnieją więc przesłanki zagrożenia bezstronności ponieważ prezentacja jest jednostronną formą szkoleniową. Przedstawiciele jednostki certyfikacyjnej mogą odmówić udzielania odpowiedzi na zadawane przez uczestników pytania jeżeli uważają to za stosowne i konieczne dla zachowania zgodności z normą PN-EN ISO/IEC 17021:2011 i uniknięcia zarzutu prowadzenia konsultacji, która z definicji jest procesem dwustronnej wymiany informacji, czyli wymaga zadawania pytań i udzielania odpowiedzi. Dla zachowania bezstronności dokumentacja systemowa nie będzie udostępniana przedstawicielom jednostki certyfikacyjnej przed szkoleniem. Nie można postawić zarzutu, że może to budzić wątpliwości co do bezstronności jednostki również z tego powodu, że Beneficjentem szkolenia są jednostki, które będą podlegać certyfikacji, natomiast to nie te jednostki są zamawiającym w niniejszym postępowaniu.
4. Odnośnie ogłoszenia o zamówieniu sekcja II.1.4.) – w ramach audytu certyfikującego prowadzone są dwa etapy. Czy audyt wstępny rozumieją Państwo pod pojęciem I części audytu certyfikującego? Pierwszy etap audytu certyfikującego ma na celu określenie ogólnego zarysu systemu zarządzania i ocenę jego przygotowania do certyfikacji. Drugi etap audytu, można nazwać audytem właściwym, który ma na celu ocenę wdrożenia systemu oraz stosowanie się do wytycznych systemu zarządzania jakością. Obecnie przeprowadzenie audytu wstępnego jako osobnego audytu jest niemożliwe.
Odpowiedź: Zgodnie z wymogami normy PN-EN ISO/IEC 17021:2011 audyt certyfikacyjny ma przebieg dwufazowy. Zawartość poszczególnych faz określa przywołana norma. Audyt wstępny, o którym mowa w zamówieniu, nie jest częścią audytu certyfikacyjnego lecz częścią projektu mającą na celu przygotowanie pracowników urzędów do audytu certyfikacyjnego, określenie ewentualnych niezgodności i wskazanie obszarów do doskonalenia - zgodnie z praktyką audytową. Celem wprowadzenia audytu wstępnego do projektu jest minimalizacja możliwości nieotrzymania rekomendacji do uzyskania certyfikatu i jest narzędziem do realizacji wskaźnika rezultatu projektu. Na wyraźne rozróżnienie audytu wstępnego od audytu certyfikującego (2-fazowego) wskazuje załączniku nr 1 do SIWZ.
5. Pytanie: odnośnie ogłaszania w zamówieniu Sekcja II.1.4.) – prosimy o wyjaśnienie sugerowanego nakładu 44 dni dla 10 urzędów. Nakład pracy narzuca jednostka certyfikująca na podstawie wytycznych IAF oraz dokumentów podległych do obliczenia czasu nakładu pracy.
Odpowiedź: Liczba 44 wynika z zestawienia wymaganej liczby audtitorodni z liczbą osób zatrudnionych (zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ).
6. Pytanie: Odnośnie załącznika nr 4 do SIWZ – prosimy o wykreślenie z treści załącznika informacji o wartości wykonywanych zamówień, realizowanych w ramach prowadzonych certyfikacji. Jest to informacja poufna, dostępna dla stron biorących udział w realizacji danej umowy.
Odpowiedź: Treść załącznika jest determinowana treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Zgodnie z §1 ust. 1 pkt 3 rozporządzania w celu oceny spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”, zamawiający może żądać następujących dokumentów wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Jednocześnie nadmieniam, iż mogą Państwo zastrzec, że informacja ta stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku nie podlega ona udostępnieniu osobom postronnym.
7. Pytanie: Odnośnie umowy §6 prosimy o dodanie zapisu o treści: W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po jego stronie, Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy karę umowną w wysokości 50% wartości brutto określonej w §3 pkt . Oraz drugiego punktu w przypadku zerwania umowy przez Wykonawcę karę umowną w wysokości 50% wartości brutto określonej w §3 pkt 1.
Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza zmiany umowy w proponowanym kierunku. Zgodnie z par. 7 umowy Zamawiający może odstąpić od umowy tylko w wymienionych w tym par. przypadkach. Wyłącznie rozwiązanie umowy o dofinansowanie realizacji projektu, i to nie w każdym przypadku, może być okolicznością zawinioną przez Zamawiającego. W przypadku działania Zamawiającego w konsekwencji, którego Wykonawca odstępuje od umowy, zaznaczam, że niezależnie od umowy mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, w tym prawo do żądania odszkodowania od Zamawiającego. Nadmieniam również, że kary umowne przewidziane w umowie mają charakter prewencyjny. Zamawiający realizuje projekt, którego końcowy termin realizacji przypada na koniec grudnia 2013 r. i w jego szczególnym interesie leży by zadanie było ukończone w przewidzianym w umowie terminie.
8. Pytanie: Odnośnie umowy §6 ust. 4 - zgodnie z treścią zamówienia, oferta będzie obejmowała przeprowadzenie audytu certyfikującego, zatem certyfikaty zostaną wystawione z datą ważności – rok od podjęcia pozytywnej decyzji jednostki certyfikującej. Prosimy zatem o wykreślenie lub zmianę brzmienia tego punktu, gdyż powołują się Państwo na załącznik dot. „Audity kontrolne, recertyfikacja, ochrona interesów jednostek samorządu terytorialnego biorących udział w projekcie”. W przypadku zmiany treści wskazanego punktu, prosimy o wskazanie treści wspomnianego załącznika.
Odpowiedź: W załączniku nr 1 do SIWZ (który będzie również załącznikiem do umowy) w części „Audity kontrolne, recertyfikacja, ochrona interesów jednostek samorządu terytorialnego biorących udział w projekcie” wskazaliśmy, że realizacja projektu kończy się w grudniu 2013 r. Zamówienie nie obejmuje przeprowadzenia auditów kontrolnych, pozwalających na utrzymanie certyfikatów przez okres ich ważności (czyli trzy lata od daty wydania). Umowy takie będą jednak zawierały jednostki samorządu terytorialnego na rzecz których usługi przewidziane w zamówieniu będą realizowane. Zatem niezależnie do zawarcia niniejszej umowy, jednostka certyfikująca będzie zawierała umowy z tymi jednostkami na przeprowadzenie audytów kontrolnych. Par. 6 ust. 4 ma być zabezpieczeniem przed sytuacją, w której na etapie niniejszego postępowania jednostka w ofercie niższe wynagrodzenie, po to by następnie w umowach z jednostkami zrekompensować sobie tę kwotę.
9. Pytanie: odnośnie§6 pkt 6 prosimy o wykreślenie pkt. 1 i 3 dotyczący prowadzenia szkoleń oraz przeprowadzenia audytu wstępnego – zgodnie z wyjaśnieniami we wcześniejszych punktach.
Odpowiedź: odpowiedź jak w pytaniu 3 i 4
10. Odnośnie umowy §6 pkt 7 prosimy o wskazanie treści załącznika do umowy pkt V „obowiązki w zakresie dokumentowania realizacji poszczególnych zadań”
Odpowiedź: Chodzi o obowiązki w zakresie dokumentowania określone w załączniku nr 1 do SIWZ, który będzie jednocześnie załącznikiem do umowy. W pkt V tego załącznika wskazano obowiązki w zakresie dokumentowania.
11. Odnośnie umowy §8 pkt 7 – prosimy o przesłanie wspomnianego w punkcie harmonogramu.
Odpowiedź: Zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ pkt IV „Harmonogram realizacji” szczegółowy harmonogram będzie ustalany w trakcie trwania umowy. Przy jego ustalania strony będą brały pod uwagę czynniki organizacyjne leżące po stronie jednostek, na rzecz których wykonywane będzie zamówienie oraz fakt, iż zamawiający w ramach projektu realizuje inne zadania.